أبريل 2011 | على الطريق

6) كيف تتجنب إستنزاف وقتك من تراكم المعلومات ؟
إن المعلومات المتراكمة يمكنها أن تكون مكلفة بالنسبة لصاحب الوقت الضيق،عندما تعلق في مكتبك بين الأوراق والمعلومات المتراكمة، فإن ذلك سوف يعيقك عن إتخاذ أي قرار عملي، ثم تمضي أيام وشهور عدة وربما سنوات،ولا تعمل شيئا”،إن نقص القرار العملي سيؤدي إلى عدم تحقيق نتائج،وبالتالي سوف تنتهي بإهدار وقتك بلا فائدة.
إذن من المهم جدا تجنب تراكم المعلومات،والسؤال الأهم هو :كيف السبيل إلى تحقيق ذلك؟

إن البدء في قراءة كتاب وأنت مازلت لم تنهي قراءة الكتاب الأول ،قد يكون معيقاً لك أو حتى محبطاً، لكي تتجنب تراكم المعلومات يجب أن يكون عندك انحياز تام نحو اتخاذ خطوات عملية Taking action، وحتى تفعل ذلك يجب عليك أن تقرأ المعلومة حين تحتاجها فقط. مثلاً حين تحتاج معلومة عن بدأ موقع على الإنترنت، ابحث فقط عن هذه المعلومة، لاترضخ لأي مغريات أخرى، مثلا إذا وجدت معلومة عن(كيف تروج لعملك التجاري) أهملها ولاتقرأها، لاتحاول عمل تزاحم للمعلومات في دماغك، لأنك حين تحتاج هذه المعلومة مستقبلاً قد تكون نسيتها، وحينئذ يكون الوقت الذي أمضيته في تعلمها قد ضاع هباءً منثوراً.
إذاً السر هو في أخذ خطوات عملية، اتخذ هذه الخطوات الفعلية دائماً،عندما تصل إلى نقطة تكون فيها بحاجة إلى معلومات، انطلق وابحث عن هذه المعلومات، وعندما تصل إلى نقطة كفايتك من المعلومات عن نفس الهدف الذي تبحث عنه، فتوقف عن التعلم وضعها موضع التطبيق.

7 ) أنجز الكثير من الأعمال في وقت أقل بالطباعة بسرعة أكبر .

إنه من المهم جداً للكتاب وللمؤلفين والطلبة تعلم فن الطباعة،وخاصة مع وجود الكمبيوتر المنزلي اليوم،لأن ذلك يجعلهم ينجزون أكثر بوقت أقل،فمثلا” إذا كنت تطبع 20 كلمة/دقيقة فسوف تكون بطيئا”بالنسبة لشخص يطبع 50 كلمة/دقيقة، وحتى ذلك الشخص سوف يكون عمله بطيئا” بالنسبة لشخص يطبع 80 كلمة/دقيقة.

ولتوضيح المثال بشكل أكبر،لنفترض أنك كاتب وتكتب على الكمبيوتر بشكل يومي،فلكي تكتب حوالي 500 كلمة والتي تمثل تقريبا” صفحة،سوف يكلفك هذا من الوقت 10 دقائق إذا كنت تطبع 50كلمة/دقيقة،ولكن إذا كنت تطبع 80 كلمة/دقيقة،فسوف تنهي الصفحة في 6 دقائق و 25 ثانية،وهذا سوف يوفر عليك 4 دقائق في العمل فعلياً.

وقد يقول البعض إن ال 4 دقائق ليست وقتا”كبيرا”،حسنا”قد يكون معكم حق ولكنها مع الأعمال الأكبر سوف تتراكم،فمثلا”إذا كنت ستكتب خمس صفحات (حوالي 2500 كلمة)، فهذا سوف يكلفك 50دقيقة عند سرعة 50كلمة/ الدقيقة، ولكن عند سرعة 80 كلمة/دقيقة، سوف تأخذ فقط 31 دقيقة ونصف، وهذا يعني توفير بمقدار 19 دقيقة.

حتى لو لم تكن تكتب كثيراً فإن زيادة سرعة طباعتك سوف توفر عليك الكثير من الوقت، فكر بالكثير من الإيميلات التي تكتبها، شغل عقلك للحظات معي إذا كنت تستطيع مضاعفة سرعة كتابة إيميلاتك بمقدار مرتين فقط ،فهذا يعني أن بإمكانك صرف فقط نصف الوقت الذي تمضيه الآن بكتابة إيميلاتك.(تخيل ذلك الآن)

مثال آخر إذا كنت تطبع بعض الكلمات في محركات البحث search engine مثل جوجل، أو تطبع عنوان أحد المواقع فإن الطباعة بسرعة سوف توفر عليك ثواني هناك، وهذا صحيح فالثواني ليست بالكثير أبداً، ولكن فكر معي إنها تضيف إلى تراكم الوقت الكثير، فلربما تفعل هذه الحركة مئات أو آلاف المرات. على سبيل المثال عندما تفعل ذلك 500 مرة بسرعة خمس ثواني لكل كلمة في كل مرة ، غير ماتكون سرعتك 10ثواني لكل كلمة، الفرق يكون عندما تحسبها بدقة هو 42 دقيقة !!! هل تتصور ذلك!!!

8) إحتفظ بسجل للوقت لتكتشف كيف يمكن أن تستغله بكفاءة أكبر.

الإحتفاظ بسجل للوقت يمكن أن يكون ذو فائدة عظيمة لك، خاصة إذا شعرت أنه لاتوجد ساعات كافية في اليوم لإنهاء أعمالك،إذا فعلت ذلك فسوف تذهلك النتائج حين تكتشف كيف تصرف وقتك، فيمكن أن تكتشف أنك تقضي وقتاً كبيراً في مطالعة الإنترنت أو تصرف وقتاً أكبر من المتوقع في الحديث مع زملائك.

للإلتزام بفكرة سجل الوقت عندما تبدأ بمهمة جديدة أو نشاط ما، سجل على ورقة وقت إبتدائك لهذا النشاط، وأكتب كل نشاط تزاوله في اليوم، مثلاً وقت ذهابك لغرفة غسيل الملابس، وقت حديثك مع زملائك، وقت دخولك على الإنترنت، وقت تفقدك لإيميلاتك، وهكذا كل شئ.

في نهاية اليوم سوف يتجمع عندك قائمة بالنشاطات التي زاولتها خلال اليوم ووقت ابتدءك لكل منها، حسناً الآن يمكنك حساب وقت كل نشاط من خصم الفرق بين بداية كل نشاط والنشاط الذي يليه.

بعد حصولك على الوقت المستغرق لكل نشاط يمكنك تقسيم النتائج إلى مجموعتين، الأولى: نشاطات خاصة بالعمل، والثانية :نشاطات لا علاقة لها بالعمل. ومن هنا يمكنك حساب نسبة الوقت الذي تقضيه في العمل ونسبة الوقت الذي تقضيه في نشاطات غير خاصة بالعمل.

هذه النسبة يمكن حسابها بقسمة أي طرف (نشاطات خاصة بالعمل أو نشاطات غير خاصة بالعمل ) على مجموع ساعات العمل اليومية ومن ثمة الضرب في مئة .

إن النسبتين سوف يعطونك صورة واضحة عن كيفية صرف وقتك في النهار، وذلك بالتأكيد سوف يفتح عينيك أكثر على المزيد من الحقائق، فربما تكتشف أن وقتك الذي تصرفه على النشاطات غير المتعلقة بالعمل أكثر من المتعلقة بالعمل ببساطة. إن معرفتك بهذه النسب سوف يعطيك فرصة لإعادة النظر في إستهلاك وقتك بطريقة صحيحة، وتوجيه وقت أكبر للأمور المتعلقة بالعمل، وبالتالي إستغلال وقتك بكفاءة أكبر.

تابع القراءة